Das Organisationskonzept stellt die Hintergrundprozesse des Trainingsbetriebs dar. Je nach Struktur des Vereins werden diese Aufgaben, von den Vereinsfunktionären wie Sport- oder Jugendwärten oder den Trainer*innen übernommen. Grundsätzlich kann es funktionieren, sofern das operative Geschäft auf klaren Abstimmungen beruht. Ist dem nicht so, wird das Trainingsbetrieb und damit die Zukunft des Vereins dem Zufall überlassen. Insbesondere der Trainingsbetrieb, als Basis des Vereins, muss systematisch sein und unabhängig handelnden Personen funktionieren. Auch das ist die Aufgabe eines Vereins: Nachhaltige Strukturen zu schaffen, die an die Bedürfnisse der heutigen Zeit und der Zukunft ausgerichtet sind.
Ebenfalls Teil des Organisationskonzeptes sind Wissensbausteine, die das Managen eines Vereins und Trainingsbetriebes erleichtern und effektiver gestalten sollen. Wir unterscheiden hier in einmalige und wiederkehrende Kommunikationsarbeit, die sich an der Customer Journey (alternative Voss-Bezeichnung finden) der Spieler*innen orientiert.
Unter der einmaligen Kommunikationsarbeit versteht sich das Onboarding neuer Mitglieder*innen. Dies beginnt schon mit der erstmaligen Kontaktaufnahme eines Interessenten, über das Ausfüllen des Aufnahmebeitrages bin hin zur Teilnahme am regelmäßigen Trainingsbetrieb. Die wiederkehrende Kommunikationsarbeit umfasst das Vermitteln von Informationen zu Tennis-Equipment, Platzpflege und –arbeiten, Punkspielanmeldung, usw.
Die Spieler*innen profitieren von ausführlichen Text- und Video-Erklärungen. „Educate the Player“ ist also nicht nur das Ziel der Tennis-Trainings, sondern auch darüber hinaus.
Die Überschneidung der Sport- und Organisationskonzeptes liegen in der kommunikativen Begleitung von Trainingsinhalten. Über die Sozialen Medien der Voss Tennisschule und der digitalen Tennisschule werden den Spieler*innen und Eltern Inhalte vermittelt, die auf die sportliche Ausbildung abgestimmt sind. Tennis Trainer*innen wissen, dass sechzigminütige Trainingseinheiten schon ungenügend sind, wenn es um die rein technische Vermittlung von Inhalten geht. Für das Lehren Off-Court Wissen, wie Platzpflege, Zählweisen, die richtige Vorbereitung aufs Training bleibt häufig keine Zeit. In unseren digitalen Voss Tennisschule finden sich genau diese Inhalte und können zu jederzeit auch zu Hause abgerufen werden. Auch Hausaufgaben, simple Übungen, die wenig Material und Aufbau-Zeit benötigen, können die Eltern mit den Kindern auf Sport- und Spielplätzen üben.
Durch diese zusätzliche Möglichkeit werden Trainer entlastet, da zum einen Eltern involviert und die Vorbereitung und zum anderen Vermittlung zentral von der Voss Tennisschule übernommen werden. Auch der Verein profitiert von der digitalen Betreuung der Mitglieder*innen, da die Inhalte einfach per Mail versendet werden können/ online abgerufen werden können. So wird die Arbeit der Vorstände und Trainer*innen effizienter und strukturierter. Sofern Vorstände und Trainer*innen ihre Aufgabe als Management betrachten, schaffen sie es neue Mitglieder*innen zu gewinnen und bestehende Mitglieder*innen langfristig zu halten.